E-mail Marketing: Usar Software ou Serviço On-line?

E-mail Marketing

Você tem o seu negócio, já idealizou a sua campanha de e-mail marketing e está pronto a avançar, mas agora falta enviar todos esses e-mails. Vai comprar um programa para o seu computador ou subscrever um serviço on-line? Saiba que cada um tem vantagens e desvantagens, dependendo dos seus requisitos de marketing.

Custo

Qualquer software de e-mail marketing tem um custo inicial elevado (que pode chegar às dezenas de milhares de reais nos programas mais complexos). Embora pareça ser um custo único, sem necessidade de mensalidades, não se esqueça de que todos os custos operacionais (servidores, largura de banda, manutenção, backups) saem do seu próprio bolso. E o suporte técnico e as principais atualizações do software são frequentemente cobradas em separado.

Num serviço on-line de e-mail marketing, paga-se uma mensalidade fixa ou compra-se um pacote de mensagens. Os preços começam em patamares muito baixos (por volta de 40 reais por mês se a sua base de dados tiver cerca de 2500 contatos) e não há custos operacionais. Como se faz tudo via Web, não é preciso instalar nada, nem configurar servidores, nem fazer backups. O serviço trata de tudo isto automaticamente.

Instalação

Num software de e-mail marketing, o grande problema não está só em instalar a aplicação. É preciso criar vários IP de envio dedicados, otimizar o desempenho das máquinas, verificar a versão do PHP e MySQL, afinar e certificar os servidores SMTP, configurar o tratamento dos bounces, cronjobs, permissões, etc. Tudo isto tem de ser feito à mão pelos seus responsáveis técnicos (não só uma vez, mas sempre que fizer alterações à sua infra-estrutura).

Um serviço on-line não precisa de instalação e está pronto a ser usado em qualquer momento com um simples browser. Como o serviço já tem máquinas, servidores IP, certificações e alojamento próprios (todos devidamente afinados), não requer configuração. A única configuração é a da sua ação de e-mail marketing (criar as listas, preparar a campanha e fazer o envio).

Integração com a infra-estrutura existente

Como um software se instala diretamente na framework da sua própria empresa, funciona de forma integrada e transparente com a sua base de dados e CRM. No entanto, se for necessário atualizá-lo para um novo computador, CRM ou cluster de servidores, o processo pode ser complicado. E como a aplicação é fechada, você terá de se guiar pela documentação interna ou pedir suporte, normalmente pago.

Com o serviço on-line, é preciso importar a sua base de dados (normalmente em Excel ou CSV) para o sistema antes de poder gerir a campanha. Muitos serviços facilitam esta tarefa com plugins para os CRM mais populares (Sugar, Primavera, PHC, Salesforce, etc.) e uma API para outras situações. E como é um sistema via Web, dá para fazer e-mail marketing a partir de qualquer computador em qualquer parte do mundo (até um iPhone ou iPad).

Eficácia de envio e entrega

Por mais avançado que seja um software de e-mail marketing, só envia e entrega bem as mensagens se a configuração dos servidores e endereços IP estiver perfeita. Não só é necessário monitorizá-los constantemente, como também dispor de máquinas potentes e grande largura de banda para processar os envios, bounces e relatórios.

Um serviço on-line já tem um cluster de servidores devidamente configurado, bem como uma rede de máquinas e gamas IP otimizadas para o envio, constantemente monitorizadas em cooperação com os grandes ISP (Gmail, Yahoo, Hotmail, etc.). Aliás, depois de clicar em “enviar”, pode desligar o seu computador, que o serviço trata do resto. Para envios pequenos, os servidores são normalmente partilhados por vários clientes. Para envios maiores, são disponibilizados servidores dedicados.

Suporte técnico

Praticamente todos os softwares têm guias detalhados de instalação e uso, mas o suporte técnico personalizado costuma ser cobrado à parte (sobretudo na fase da instalação) e poucas vezes abrange os servidores (pois esses são configurados por você). O lançamento de upgrades é esporádico e pode também ser pago.

Os serviços on-line apresentam frequentemente documentação detalhada e fornecem suporte gratuito por e-mail (alguns até têm conferências on-line grátis). Costumam ter também comunidades de utilizadores ativas, cujas ideias contribuem para a implementação rápida de novas funcionalidades. E como são usados por milhares de pessoas ao mesmo tempo, qualquer problema tende a ser resolvido muito depressa.

Com base nesta análise, a balança inclina-se fortemente para os serviços on-line de e-mail marketing, mas tudo depende das suas necessidades e conhecimentos específicos. Por exemplo, se já tem a sua infra-estrutura de servidores IP e SMTP muito bem montada e sabe exatamente como configurá-la, pode considerar a instalação de um software. Nos casos restantes, será preferível optar por um serviço on-line, dado o baixo custo e comodidade que oferecem.

Caso queira escolher um destes serviços on-line, analise cuidadosamente os preços, as funcionalidades disponíveis, a confiabilidade dos servidores e o tipo de suporte técnico. Veja há quanto tempo estão no mercado, se lançam novidades frequentemente (ex. veja o blog ou perfil no Facebook) e verifique o que os usuários dizem do serviço.

Eu optei por um serviço on-line de e-mail marketing. A minha escolha foi a plataforma E-goi. É muito completa e flexível, tem suporte técnico gratuito (incluindo conferências on-line) e é portuguesa, o que facilita na questão do idioma, com escritório no Brasil. E se a sua base de dados tiver menos de 500 subscritores, pode usar o E-goi para enviar e-mails para essas pessoas gratuitamente (ótimo para começar a construir a sua base de dados opt-in). Se depois quiser fazer o upgrade, há vários planos mensais ou pacotes de mensagens à escolha.

Para experimentar o E-goi, basta abrir uma conta de testes.

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